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  一、 簽約儀式的準備

  簽約儀式是由雙方正式代表在有關協議或合同上簽字并產生法律效力,體現雙方誠意和共祝合作成功的莊嚴而隆重的儀式。因此,主辦方要做好充分的準備工作。

  (一)確定參加儀式的人員

  根據簽約文件的性質和內容,安排參加簽約儀式的人員。參加簽約儀式的人員有的涉及到國家部委,有的涉及到地方政府,也有的涉及到對方國家,因此要作相應的安排,原則上是強調對等。人員數量上也應大體相當。一般來說,雙方參加洽談的人員均應在場??头綉崆芭c主辦方協商自己出席簽約儀式的人員,以便主辦方作相應的安排。具體簽字人,在地位和級別上應要求對等。

  (二)作好協議文本的準備

  簽約之“約”事關重大,一旦簽訂即具有法律效力。所以,待簽的文本應由雙方與相關部門指定專人,分工合作完成好文本的定稿、翻譯、校對、印刷、裝訂等工作。除了核對談判內容與文本的一致性以外,還要核對各種批件、附件、證明等是否完整準確、真實有效以及譯本副本是否與樣本正本相符。如有爭議或處理不當,應在簽約儀式前,通過再次談判以達到雙方諒解和滿意方可確定。作為主辦方,應為文本的準備過程提供周到的服務和方便的條件。

  (三)落實簽約儀式的場所

  落實舉行儀式的場所,應視參加簽約儀式人員的身份和級別、參加儀式人員的多少和所簽文件的重要程度等諸多因素來確定。著名賓館、飯店,政府會議室、會客廳都可以選擇。既可以大張旗鼓地宣傳,邀請媒體參加,也可以選擇僻靜場所進行。無論怎樣選擇,都應是雙方協商的結果。任何一方自行決定后再通知另一方,都屬失禮的行為。

  (四)簽約儀式現場的布置

  現場布置的總原則是莊重、整潔、清靜。我國常見的布置為:在簽約現場的廳(室)內,設一加長型條桌,桌面上覆蓋著深冷色臺布(應考慮雙方的顏色禁忌),桌后只放兩張椅子,供雙方簽約人簽字時用。禮儀規范為客方席位在右,主方席位在左。桌上放好雙方待簽的文本,上端分別置有簽字用具(簽字筆、吸墨器等)。如果是涉外簽約,在簽字桌的中間擺一國旗架,分別掛上雙方國旗,注意不要放錯方向。如果是國內地區、單位之間的簽約,也可在簽字桌的兩端擺上寫有地區、單位名稱的席位牌。簽字桌后應有一定空間供參加儀式的雙方人員站立,背墻上方可掛上“××(項目)簽字儀式”字樣的條幅。簽字桌的前方應開闊、敞亮,如請媒體記者應留有空間,配好燈光。

  二、簽約儀式的程序

  簽約儀式有一套嚴格的程序,大體由以下步驟構成。

  (1)參加簽約儀式的雙方代表及特約嘉賓按時步入簽字儀式現場;

  (2)簽約者在簽約臺前入座,其他人員分主、客各站一邊,按其身份自里向外依次由高到低,列隊于各自簽約者的座位之后;

  (3)雙方助簽人員分別站立在自己簽約者的外側;

  (4)簽約儀式開始后,助簽人員翻開文本,指明具體的簽字處,由簽字人簽上自己的姓名,并由助簽人員將己方簽了字的文本遞交給對方助簽人員,交換對方的文本再簽字;

  (5)雙方保存的協議文本都簽好字以后,由雙方的簽字人自己鄭重地相互交換文本,同時握手致意、祝賀,雙方站立人員同時鼓掌;

  (6)協議文本交換后,服務人員用托盤端上香檳酒,雙方簽約人員舉杯同慶,以增添合作愉快氣氛;

  (7)簽約儀式結束后,雙方可共同接受媒體采訪。退場時,可安排客方人員先走,主方送客后自己再離開。

  三、簽約儀式的禮儀

  談判不成當然無須簽約,簽約是洽談結出的碩果。簽約儀式上,雙方氣氛顯得輕松和諧,也沒有了洽談時的警覺和自律,但簽約儀式禮儀仍不可大意。

  (1)注意服飾整潔、挺括。參加簽約儀式,應穿正式服裝,莊重大方,切不可隨意著裝。這反映了簽約一方對簽約的整體態度和對對方的尊重。

  (2)簽約者的身份和職位雙方應對等,過高或過低都會造成不必要的誤會。其他人員在站立的位置和排序上也應有講究,不可自以為是。在整個簽約完成之前,參加儀式的雙方人員都應平和地微笑著直立站好,不宜互相走動談話。

  (3)簽字應遵守“輪換制”的國際慣例。也就是,簽字者應先在自己一方保存的文本左邊首位處簽字,然后再交換文本,在對方保存的文本上簽字。這樣可使雙方都有一次機會首位簽字。在對方文本上簽字后,應自己與對方簽字者互換文本,而不是由助簽者代辦。

  (4)最后,雙方舉杯共飲香檳酒時,也不能大聲喧嘩叫喊。碰杯要輕,而后高舉示意,淺抿一口即可,舉止要文雅有風度。

 


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