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活動策劃執行主要分幾個部分來完成

時間:2020-12-03 10:42   來源:深圳活動策劃公司

  活動策劃執行可以分為,前期活動準備、活動現場管理以及后期工作等這三個部分來完成,根據不同行業、不同類型的活動,所需要做的準備工作以及執行工作都不盡相同,大家要根據自身的實際情況進行選擇。

一、前期活動準備

 ?。?)活動策劃方案

  根據上一篇執行流程文章的介紹我們知道,活動策劃方案里面需要包括策劃方案、宣傳方案、執行方案、預算方案等內容。方案在我們前期宣傳工作中,屬于核心靈魂,沒有它,一切都很容易亂套,而且在部分活動需求中,需要拿方案去進行商業合作洽談的。

 ?。?)文稿準備

  在活動舉辦前,我們需要把所有的文稿都舉辦好,主要是三種稿件:請示函、邀請函、新聞稿。請示函是用作活動的匯報和協助申請的,例如有時候需要用到上級單位對場地或設備等相關支持,就需要請示。邀請函顧名思義就是要用作邀請了,活動舉辦前都要對領導、嘉賓、合作單位等相關人員進行蒞臨現場的正式邀請。而新聞稿又分為預熱稿和報道稿,活動前期我們都要進行活動的預熱宣傳,讓更多人知道活動的舉辦,讓更多人參加活動,而后續的報道更是對活動影響力的重要“升溫”。

 ?。?)宣傳設計

  活動的舉辦都離不開設計,圍繞活動主題的主畫面及各種宣傳頁面設計、印刷品等設計都要提前設計好,而設計文檔還需要根據線上線下的使用進行使用分辨率的輸出,以便前期宣傳和物料的印制。

 ?。?)活動場地的確認

  前期的宣傳必定是要把活動地點和時間給發布出來的,因此前期就需要提前把場地落實了,而一些大型的活動,是需要提前找公安機關進行報備,具體相關要求和資料的準備,大家自行在網上查詢,我這里就不一一列舉說明了。

  根據《群眾性文化體育活動治安管理辦法》第六條規定,群眾性文化體育活動的參加人數在二百人以上三千人以下的,由縣級公安機關許可;人數在三千人以上的,由地(市)級公安機關許可;跨地區的群眾性文化體育活動,由共同的上一級公安機關許可。作出許可的公安機關應當向上一級公安機關備案。

 ?。?)PPT準備

  PPT已成了活動最重要的宣傳載體了,許多活動的舉行都離不開PPT,例如:論壇、講座、峰會等活動都必須會用上。不僅要以統一的VI視覺準備好主辦方的PPT,有嘉賓需要上臺演講的,也需要提早收集,一定要提前收,我碰到很多次現場出亂子的,而且有很多嘉賓的PPT不一定適配現場的屏幕,會影響呈現效果。

 ?。?)嘉賓邀請

  用邀請函的方式提前對參會領導嘉賓進行正式邀請,是最起碼的尊重,如果連這部都忘了做的話,除非他們沒有你不行,不然愿意來現場的人真的不多,上了層次的人受邀參會都很頻繁。最后需要確定到場的嘉賓名單,以便安排接待。

 ?。?)媒體邀請

  媒體邀請主要通過兩種稿件,一種是媒體邀請函,另一種是新聞稿,網媒、紙媒、電視臺等要邀請哪種媒體就看活動的宣傳需求和預算了,每個地方的價格都不一樣,有關系和沒關系的價格也不一樣。最后需要確定到場的媒體名單,以便安排媒體宣傳確認。

 ?。?)發言稿

  領導和嘉賓的發言稿要提前準備好,沒有多少領導嘉賓愿意自己花時間想到現場要講什么的,無論他們用不用你的稿,都要提前準備好,而且要提前發他們審核。雖然我對這些代稿的行為很坑,特別是在那種大型或者是有高度的活動,寫這些稿的一般都是公司的小文案,當知道了這種套路之后,經常參會都不想聽前面部分了。然而,這也是業內的規則。

 ?。?)主持稿

  主持稿主要是活動的整體流程和關鍵人名字信息為主,修飾美句倒不是最重要的,但是都要提前寫好,畢竟你不知道你請來的主持人能力到哪里,高級的只要流程和關鍵信息。

 ?。?0)攝影攝像溝通

  根據活動的類型、預算、場地,選擇不同的攝影攝像搭配。例如像論壇會議這些,攝像需要安排一個定機位錄制整個活動舞臺,有條件的還要安排搖臂拍攝,像現在這個短視頻媒體火爆的時代,還需要專門的人員拍攝豎版的。而游機位的攝影攝像安排,可以用作現場特寫的拍攝,效果很好。這些都是需要提前安排和溝通需求的。

 ?。?1)用電需求

  如果要用到像LED屏、射燈、音響這些,要提前跟場地方溝通好大功率電的使用和工程師對接。

二、活動現場管理

 ?。?)參會人員引導

  安排好志愿者或者專門的工作人員做好參會人員的簽到及坐席引導工作,避免現場出現混亂,不怕人多,就怕亂。

 ?。?)停車位引導

  停車位的引導和安排要做好,也需要跟場地保衛處人員協調好車輛的停放規劃,有些大活動是需要把大中小車分開停放的。

 ?。?)貴賓室引導

  領導嘉賓提前到場后,需要引導到貴賓室休息接待,而這個時間也正是管理層進行商務洽談的機會。

 ?。?)設備傳遞

  像話筒、翻頁筆這些經常會出問題的設備,在現場要有專門的人員手上拿著備用的,出現問題的時候立馬更換。

 ?。?)媒體安排

  像電視臺這種媒體基本上都是要在會前會后對關鍵人員進行采訪的,媒體組的同事要負責好記者們的接待和采訪需求安排配合。

 ?。?)接待車輛安排

  接待車輛要根據實際領導嘉賓的需求安排好,有的領導嘉賓來前面一下就走了,車輛不能等到快結束才來等候。

 ?。?)布場安排

  布場主力在供應商的協助,能提前多久布場就提前多久布場,一般都是提前一天完成,如果當天就布場完的話時間太緊,有時候現場不好處理突發狀況。

 ?。?)撤場安排

  活動結束好與供應商一起做好撤場,清單好物料設備,借的要還,有用的帶走,保證好基本的衛生。

三、后期工作

 ?。?)媒體反饋

  跟蹤好媒體的新聞發布情況,做好發布鏈接整理、剪報整理,如果可以的話,聯系媒體協助統計閱讀量也是極好的。

 ?。?)攝影攝像素材整理

  要找攝影攝像人員拷貝好拍攝的資料,不要想著讓他們網絡發送過來,文件太大了,這些素材很重要,以后宣傳都靠它們了。

 ?。?)財務結算

  活動后做好決算表,清點好所有的支出,以便找財務報銷。有甲方的話要找甲方催收尾款,別的乙方合作的就老老實實給他們結算尾款。

 ?。?)工作總結匯報

  活動后要對此次活動進行總結和復盤,發現問題點,下次優化改變,輸出總結報告,對相關領導匯報工作。

 
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